11_8214_8214 https://seformerenguadeloupe.fr/appli/OFFRE/consultation/actions/action.php?id=8214 Secrétariat - optimiser sa communication par e-mail SYNTHEX Consulting

Secrétariat - optimiser sa communication par e-mail

Date de mise à jour : 26/03/2020 | Identifiant OffreInfo : 11_8214
Organisme responsable : SYNTHEX Consulting

Objectifs

Maîtriser l'usage du mail et connaître ses règles
Utiliser l'e mail à bon escient
Savoir exposer clairement son propos dans un e mail
Adapter son style rédactionnel
Renforcer l'efficacité de ses e mails

Programme de la formation

Module 1 Comprendre les enjeux de l'e-mail
- Impact du courrier électronique dans les relations de travail (avantages et risques)
- Spécificités du mail : rapidité, rédaction simplifiée, langage adapté, document court, etc.
- Situer l'e-mail par rapport au téléphone et à la lettre
- Gérer " l'invasion" des mails
- Le droit à la déconnexion
Module 2 Respecter le bon usage du mail
- Distinguer et bien utiliser les CC et CCI
- Bien choisir les destinataires
- Quand et comment utiliser les pièces jointes ?
- Faire court et concis : aller à l'essentiel
- Surveiller les fautes d'orthographe et/ou de frappe
- A éviter : le style télégraphique et SMS
Module 3 Rédiger avec méthode, fluidité et rapidité
- Respecter un plan
- Construire des phrases courtes et lisibles
- Utiliser un vocabulaire précis et des mots de liaison
- Adopter un style vivant et concret
- Surveiller les tics de langage associés au mail
- Utiliser les formules de politesse adaptées
Module 4 Envoyer un e-mail
- Clarifier son objectif : obtenir une information ou une réponse, transmettre une consigne, partager une information, valider une procédure, ...
- Adapter le contenu et le style en fonction de l'objectif
- Accompagner l'envoi de pièces jointes
- Deux temps forts : démarrage ou accroche et conclusion
Module 5 Répondre à un e-mail
- " Accuser réception " par un commentaire juste
- Apporter une réponse brève et pertinente
- Être précis et reformuler pour éviter toute ambiguïtés
- Personnaliser pour éviter le mail « type »
Module 6 L'importance de l'objet
- Privilégier les objets " pleins " pour :
- Susciter l'intérêt du destinataire
- Encourager l'ouverture du mail
- Clarifier le degré d'urgence ou de priorité
Module 7 L'e-mail en situation difficile ou l'e-mail dit "urticant"
- Qu'est-ce qu'un e-mail « urticant » ?
- Les attitudes à adopter
- Les signes de ponctuation à bannir
- Quand et comment répondre ?
- Adopter un discours ferme et courtois
- Formulation à éviter et à privilégier
- Stratégies de réponse possibles
Module 8 Les chartes de communication par e-mail
- En fin de formation, un travail est proposé sous forme d'atelier pour
élaborer une charte du bon usage du mail en entreprise

Validation et sanction

Cette formation Communication permet : d'utiliser l'e-mail à bon escient et renforcer son efficacité et de savoir rédiger un message selon l'impact ou l'action attendu.

Type de formation

Non certificiante

Sortie