Assistant de direction

• Assistant de direction - Code CertifInfo 114611
  • Niveau de qualification : 5 - Savoirs étendus, spécialisés, factuels et théoriques

Objectifs

• Organiser la participation aux évènements, réunions et séminaires du dirigeant et des équipes en utilisant les outils numériques et collaboratifs pour optimiser les déplacements, coordonner et faciliter le travail de la direction et des équipes dans une démarche respectueuse de la RSE


• Gérer les agendas personnels et partagés des responsables, en utilisant des outils de gestion des agendas électroniques (Outlook ou Google Agenda ou Calendrier pour Mac) pour planifier les réunions et les déplacements des responsables


• Répondre aux urgences et aux imprévus en utilisant sa connaissance de l'organisation, de son fonctionnement et des outils tels que la matrice d'Eisenhower ou la méthode NERAC pour optimiser la gestion du temps de la direction et des équipes


• Concevoir les tableaux de bord de suivi de l'activité en identifiant les indicateurs adaptés à la structure et au domaine d'activité pour aider la prise de décision de sa hiérarchie et des équipes concernées


• Actualiser de façon régulière les tableaux de bord avec les informations internes et externes collectées pour rédiger une analyse dans un document écrit de reporting afin d'informer la hiérarchie des écarts détectés entre le réel et le prévisionnel


• Etablir un diagnostic des besoins et des process en place en utilisant les outils existants au sein de l'organisation (CRM, ERP, logiciel interne, etc.) pour détecter les manques et les dysfonctionnements éventuels afin de faire des propositions d'amélioration


• Proposer une optimisation des procédures en adaptant les process de travail aux exigences normatives et règlementaires et au contexte de l'organisation pour fluidifier les circuits d'information afin de faciliter l'exécution des tâches administratives


• Collecter les informations demandées ou nécessaires au fonctionnement du service en repérant les sources adéquates pour les analyser et les traiter en fonction de leur origine, de leur nature et de leur utilisation


• Déterminer l'objectif et les destinataires des écrits professionnels en analysant la situation et son contexte pour choisir et rédiger des écrits professionnels en français et en anglais et en utilisant les outils de bureautique


• Diffuser, après contrôle, l'information en interne et en externe en utilisant les méthodes de diffusion habituelles de la personne ou du service destinataire pour rendre l'information disponible rapidement pour les parties concernées


• Organiser le classement et l'archivage papier ou numérique de l'information selon la règlementation en vigueur pour permettre aux utilisateurs d'accéder facilement à l'information souhaitée

Programme de la formation

Activités visées :

Accompagnement du dirigeant ou du chef de service dans son quotidien

Coordination des emplois du temps et des activités des équipes

Suivi administratif de l'activité du service au quotidien

Proposition d'axes d'amélioration des procédures administratives

Structuration et transmission des informations en interne et en externe du service

Structuration de l'information

Transmission de l'information

Stockage de l'information

Accueil des acteurs internes et externes

Accompagnement de la direction dans la gestion des projets et les dossiers spécifiques

Participation à l'organisation d'événements

Assistance aux dossiers spécifiques transverses

Participation à la gestion des ressources humaines d'une structure (OPTION 1)

Administration du personnel de l'entrée à la sortie du salarié

Participation à la gestion de la paie

Mise en place des élections professionnelles

Participation à la gestion administrative et commerciale des ventes d'une structure (OPTION 2)

Gestion de la relation client

Soutien administratif et commercial à la vente

Suivi des commandes

Coordination de la communication de l'entreprise

Participation aux actions de communication d'une structure(OPTION 3)

Conception des supports de communication

Promotion de la communication digitale

Mesure de l'efficacité de la stratégie de communication

Participation à l'organisation du service juridique (OPTION 4)

Préparation des dossiers juridiques

Mise en forme des formalités et procédures juridiques

Suivi des dossiers juridiques

Compétences attestées : https://www.francecompetences.fr/recherche/rncp/37345/

Validation et sanction

Assistant de direction

Type de formation

Certifiante

Sortie

Bac + 2