Assistant de direction

• Assistant de direction - Code CertifInfo 114611
  • Niveau de qualification : 5 - Savoirs étendus, spécialisés, factuels et théoriques

Objectifs

• Organiser la participation aux évènements, réunions et séminaires du dirigeant et des équipes en utilisant les outils numériques et collaboratifs pour optimiser les déplacements, coordonner et faciliter le travail de la direction et des équipes dans une démarche respectueuse de la RSE


• Gérer les agendas personnels et partagés des responsables, en utilisant des outils de gestion des agendas électroniques


• Répondre aux urgences et aux imprévus en utilisant sa connaissance de l'organisation, de son fonctionnement et des outils 


• Concevoir les tableaux de bord de suivi de l'activité en identifiant les indicateurs adaptés à la structure et au domaine d'activité pour aider la prise de décision de sa hiérarchie et des équipes concernées


• Actualiser de façon régulière les tableaux de bord avec les informations internes et externes collectées pour rédiger une analyse dans un document écrit de reporting afin d'informer la hiérarchie des écarts détectés entre le réel et le prévisionnel


• Proposer une optimisation des procédures en adaptant les process de travail


• Collecter les informations demandées ou nécessaires au fonctionnement du service en repérant les sources adéquates pour les analyser et les traiter en fonction de leur origine, de leur nature et de leur utilisation


• Diffuser, après contrôle, l'information en interne et en externe en utilisant les méthodes de diffusion habituelles


• Organiser le classement et l'archivage papier ou numérique 


• Accueillir en français et en anglais les différentes parties prenantes 


• Recueillir méthodiquement l'ensemble des informations nécessaires à la réalisation d'un événement en mettant en lien les enjeux de l'évènement, les spécificités de la structure et son fonctionnement pour prévoir l'organisation et le budget dans le respect des obligations règlementaires et des contraintes définies


• Contrôler le respect de la planification et du budget déterminés en utilisant les logiciels et outils dédiés pour actualiser le logiciel d‘ordonnancement et informer les parties prenantes des écarts et/ou dysfonctionnements identifiés


• Proposer des mesures correctives éventuelles en respectant les contraintes du projet (procédures, échéances, budget, etc.) et/ou d'améliorations pour les projets futurs afin de minimiser l'impact des écarts et des dysfonctionnements identifiés


• Contribuer à la gestion des ressources humaines, sous différentes formes, en fonction de son champ d'intervention (suivi et planification des congés et des absences, préparation des éléments variables des salaires, planification des entretiens de candidatures, suivi du plan de développement des compétences, etc.) pour communiquer les informations nécessaires au bon fonctionnement du processus RH de l'organisation dans le respect des délais et des réglementations

Programme de la formation

BLOC 1 : ACCOMPAGNER LE DIRIGEANT OU LE CHEF DE SERVICE DANS SON QUOTIDIEN
Outils de bureautique et travail collaboratif et techniques professionnelles
Organisation administrative et gestion du temps
Gestion des relations clients et fournisseurs



BLOC 2 : STRUCTURER ET TRANSMETTRE DES INFORMATIONS EN INTERNE ET EN EXTERNE DU SERVICE
Organisation de l'entreprise
Droit du travail
Techniques d'expression et de communication en français
Sensibilisation RSE



BLOC 3 : ACCOMPAGNER LA DIRECTION DANS LA GESTION DES PROJETS ET LES DOSSIERS SPÉCIFIQUES
Management de projet
Budget
Communication interne : rédaction web et réseaux sociaux
Anglais professionnel
Gestion du handicap





BLOC 4 _OPTION_ : PARTICIPER À LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES D'UNE STRUCTURE
ADP et paie
Fonction RH

ANIMATIONS PÉDAGOGIQUES
Séminaire Savoir-être


Ateliers sur plusieurs jours de développement personnel et professionnel.
Business Game

Simulation sur plusieurs jours, par équipe, intégrant différents thèmes liés à la réalité d'une entreprise.

Validation et sanction

Assistant de direction

Type de formation

Certifiante

Sortie

Bac + 2